増える産休・育休者対応を効率化し、セキュリティを担保しながら情報ニーズに対応する方法

2019年01月15日

「産休・育休取得者が増える中、人事部門の人員は増員されない。」、「事務手続きだけで手一杯で本来やりたいことができていない。」、「復職者のフォローアップ、情報ニーズへの対応をしたいが、伝えるツールが無い。」、「eラーニングによる自己啓発支援を導入したが、受講率が芳しくない。」など、産休・育休者を取り巻く環境の変化、人事部の働き方改革、産休・育休者の人数の増加など、変化の激しい中において、旧来の産休・育休者フォローでは、マンパワー的にも難しく、かつ産休・育休者のニーズにも沿えなくなってきました。

EDGE株式会社が実施したアンケート調査によると、過去5年以内に育児休業を取得した方および育児休業中の200名のうち、43.5%がLINEやFacebookメッセージ、個人所有のeメールなど、企業の許可していない手法により同僚から所属する企業の内部情報を受け取っていたことがわかりました。一方で、旧来からあるeラーニングを使った育休中の自己啓発プログラム受講率は10%未満(EDGE株式会社によるヒアリング調査より)となっています。産休・育休者には自己啓発を求めるよりも復職後に“浦島太郎”状態にならないような情報提供を実施するほうが有効かつ、ニーズにも合っているということです。

増える産休・育休者対応を効率化

 

会社が許可していないサービスで同僚を通じて社内情報を取得した育休経験者 4割以上

同僚にコンタクトを取って、会社が許可していない情報漏えいリスクを孕んだ個人間のやり取りで内部情報が流通していることは、

・会社として情報ニーズを満たせていない
・情報管理上のリスクを放置している
という2点において、非常に問題があります。

しかし、会社にセキュリティが担保された産休・育休者とつながるツールがなければ、印刷物で個別に郵送するような前時代的な手立てしか解決策がなくなってしまいます。

セキュアな環境で情報発信、人事部門の業務効率化

産休・育休者が増える中、現行の体制で新たな施策を始めるのは、無謀なことです。まずは、既存業務を効率化し、新しい施策を実施する余力を作りましょう。

例えば、弊社の提供するエアリーダイバーシティには、最新の制度や様式をアップしたり、社内報データで提供することで、個別に紙で郵送する手間を削減しています。

また、よくある質問をFAQとして用意しておき、キーワード検索で知りたいことをまずはサイト上から見つけてもらうことで、似たような質問を複数の産休・育休者から電話で受け、対応者が都度仕事を中断して対応するような非効率な運用を止めている企業も多数あります。まずは、効率化することを前提にHRテックの導入を考えてください。そうすれば本来のニーズにあった支援が可能になるだけの余力がうまれるはずです。

さらに最近では、出産日や復職予定日など、全員が一律ではないタイミングで周知するようなおしらせや書類をシステムが自動的に判別して、「出産日から○日後に、給付金に関するおしらせを送付する。」といった自動処理で、さらなる効率化も可能になりました。(詳細については、こちらをご覧ください。)

本当に必要としているのはeラーニングによる自己啓発ではない

業務効率化で新たな施策ができる余力が生まれたら、産休・育休者が本当に必要としている情報発信に力を割いてください。

それも、効率的かつ効果的な情報発信が必要です。以下に示したのは、先に提示した育休経験者200名へのアンケートの中で、同僚を通じてこっそり取得していた社内情報を回答の多かった順に並べたものです。

-人事異動情報
-会社における業務ルールの変更
-社内報データ
-社内制度の変更・追加
-組織改編等の情報
-入社/退職情報
-社内資料データ
-自社製品やサービスに関する情報
-財務情報や資本に関わる情報

このような情報をセキュリティが担保されているエアリーダイバーシティのようなツールで配信すれば、復職に向けた不安解消、モチベーションの維持に効果的であることはもちろんのこと、一斉配信やファイル添付機能で配信する人事側の負担も最小限に抑えることができます。

それに情報を取得する側も、寝かしつけや授乳のちょっとした隙間時間にスマートフォンに来るプッシュ通知を見て、サイトの中身を確認するなど、育児でバタバタした中でも最新情報を取得することができます。

事実、当社サービスのログイン率は、スマートフォンアプリリリース後に平均3.8倍にまで高まりました。せっかく時間を割いて情報を掲載しても、見られなければ意味がありません。

育休者向けのサービスの中にはスマートフォンアプリが無いものも多く見られますが、同じ労力をかけて情報をアップするなら、当然見られる環境が整っているツールのほうが効果的であることは言うまでもありません。

エアリーダイバーシティとは

セキュリティを担保し、効率的な産休・育休者フォローを実現できるのがエアリーダイバーシティです。本サービスの導入により復職にあたって必要なコミュニケーションを実現できます。セキュリティ基準の厳しい多くの先進企業が導入しているため、その事例を元にした運用支援が可能な唯一のサービスです。

エアリーダイバーシティは育休者や育児中の社員と会社、上司をつなげ、また育休者や育児中の社員同士をつなげるコミュニケーションプラットフォーム

詳細は、サービス紹介ページをご覧ください。

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