産休・育休者向けWEBサイトで人事部の効率化は進むか?

2018年11月15日

働き方改革が叫ばれる中、人事部においても事務作業を効率化し、より創造的な仕事に時間を使う動きが活発になってきています。採用、定着、育成はもはや経営課題の中でも優先度の高い問題になっており、人事部の真価が試されている昨今ですが、人事部は増員されるわけでもなく、普段の業務が少なくなるどころか様々な理由で業務のボリュームが増えているということも珍しくありません。

そうした中、HRテックの活用が注目を浴びて、RPAやAI、ビッグデータ解析などを用いたサービスも台頭しています。今回は育休・産休者フォローに特化したWEBサイトを構築するサービスを使って、人事部の業務が効率化するかについて、具体例をご紹介していきます。
(本コラムは2018年10月9日にEDGE株式会社主催にて実施した【~ HRテックを活用した「女性活躍推進」&「高効率な研修」を実現 成功企業の実例公開セミナー ~ 第一部 育休者フォローにおける人事部門の効率化とコミュニケーション促進による女性活躍推進とは?】の内容の一部を再構成し、エアリーダイバーシティ導入企業の実例をご紹介するコラムです。)

エアリーダイバーシティ利用企業への調査

エアリーダイバーシティ利用企業への調査

当社では、産休・育休者が利用することに特化し、会社の情報提供や制度変更のおしらせをスマートフォンのアプリを通じて、人事部が一斉配信することで連絡業務の効率化に寄与し、ロールモデル候補を自ら探したり、社員同士がコミュニケーションを取って前向きな復職とキャリア推進の実現を支援するSaaS型のWEBサービス「エアリーダイバーシティ」を10年以上に渡って提供してきました。

各企業によって利用する主目的や利用人数はまちまちですが、その中でも人事部の業務効率化を目的に利用していただいている企業においては、実に4割以上の業務効率化を実現しています。

エアリー導入後作業時間が4割低減

具体的には、育児で時間が取れない産休・育休者はスマホアプリで簡単にサイトにアクセスできるようにし、制度変更などの重要な連絡はプッシュ通知で見逃しをなくし、よくある質問をFAQとして掲載することで、個別質問への対応時間を減らします。

さらに、社内報や申請書類様式をデータで格納し、育休者がサイトからダウンロードできるようにすることで、給与明細へ紙で封入する作業や、電話での質問対応、状況確認のための個別連絡に割く時間を削減することができるのです。

女性活躍推進法が施行され、産休・育休からの復職率や制度の使いづらさを改善するといった旧来の課題から、復職後の定着や活躍に視点が移ってきていますが、決して事務作業が無くなるわけではありません。限られた人員で事務作業も行いながら、そうした新たな課題への対応策を考え、実行することは至難の技です。新しい業務を遂行するには既存業務に対する時間を圧縮することが必須です。そこではエアリーダイバーシティのような、テクノロジーを活用したアプリやWEBサイトが、非常に相性良く活躍するのです。すでに実践されている企業も多いかとは思いますが、以下のような流れで進めていかないと組織が破綻します。

昨今では産休・育休者の数は増えているが、人事部門の人員は増員されないため、各々の育休者から似たような質問が個別に電話で寄せられて業務が止まってしまうという課題がより顕著になっているというお話もよく伺う所です。

こうした実情に沿った産休・育休者への情報発信サイト構築、運用の実例を以下にてご紹介したいと思います。

産休・育休者からの個別質問を最小化

産休・育休者からの個別質問を最小化

最近、特に悩みとして増えているのが複雑な制度、高頻度での制度変更の中での個別問い合わせです。しかも、産休・育休者の方が躓くポイントは似たような箇所が多く、個別の質問への回答で何度も同じ説明を繰り返すことも少なくないというものです。

例えば、エアリーダイバーシティには”コミュニティ機能”が搭載されており、よくある質問をFAQとして貯めていくことができます。検索機能がついていますので、まずは産休・育休者が疑問に思ったことをそこで検索し、解決すればわざわざ人事部に電話をして聞く必要もありません。また、制度が複雑化する中、育児中にどのような制度が利用でき、どういった様式を使って申請すればよいのかわかりづらいという声もあり、産休・育休にかけて時系列で利用できる制度を記したページを作成し、ページ内の該当するリンクをクリックすると、申請様式がダウンロードできる形式でサイトを作成している企業もあります。(※エアリーダイバーシティにて展開する場合は、別途オプションサービス「フリーページ」のご契約が必要です。)

いずれの企業も、個別の問い合わせ数を激減させ、効率化が進んでいます。また新たに、給付金の申請期限や復職面談などの個々人の出産日や復職予定日に応じて提出期限の違う書類がある場合に、RPAを用いて自動的にそれぞれの個別日程に合わせておしらせをするオプションサービスも提供を開始いたしました。詳細については、こちらをご覧ください。

社内情報の配信業務にかかる手間を最小化

社内情報の配信業務にかかる手間を最小化

産休・育休を通じて長い期間、会社から離れることになるため、会社の動きを知ってもらい、浦島太郎状態にならないように、不安にならないように、という理由から社内報を送っている企業も増えています。ツールがなければ給与明細と合わせて郵送したり、別途社内報だけを郵送しているケースもあるようですが、送付先の対象人数が増えれば管理や作業も煩雑になります。

社内報を始めとした社内情報はエアリーダイバーシティ上で、添付ファイルとして一斉配信ができるため、手間が劇的に少なくなります。郵送等の手間が減った分、ぜひ情報発信の頻度を上げることをお勧めします。社内で起こる様々な事象を極力リアルタイムで配信したほうが、産休・育休中の方にとってより身近に会社を感じ、距離が離れている感覚ではなくなります。

産休・育休中も社員であることを忘れないための施策も効率的に

産休・育休中も社員であることを忘れないための施策も効率的に

小売店やBtoC向け事業を展開する企業など、産休・育休中の方が自社の顧客ターゲットになるような場合には、自身が育児をしながら自社もしくは競合等の類似サービスを利用したときの感想をエアリーダイバーシティ内のアンケート機能を用いて提出してもらう仕組みを作る企業も出てきました。

当然アンケートを書く産休・育休中の社員にもメリットがあるように、アンケートの提出数に応じて自社で使えるクーポンや商品券を配布するというものです。会社にとっては自社のターゲットの声を拾えるのと同時に、産休・育休中も自社の社員としての感覚を持ってもらうことの両立ができます。このような使い方もWEBサービスならではと言えます。

エアリーダイバーシティとは

出産後の大変な中で、会社の情報を取得し、制度に関して理解することは、産休・育休者にとっても大変なことです。人事部も産休・育休者も双方が効率的に情報の受発信を行い、実効性のある効率的な産休・育休者フォローを実現できるのがエアリーダイバーシティです。数多くの先進企業が導入しているため、その事例を元にした運用支援が可能な唯一のサービスです。

エアリーダイバーシティは育休者や育児中の社員と会社、上司をつなげ、また育休者や育児中の社員同士をつなげるコミュニケーションプラットフォーム

詳細は、サービス紹介ページをご覧ください。

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