産休・育休者への連絡、通達業務を劇的に改善するRPA

2018年11月15日

人事部門における業務時間の多くを占めるルーチンワーク。中でも産休・育休者への事務連絡や通達においては、出産日や復職予定日に起算して、1人ひとり期限やおしらせするタイミングが違うケースが多分にあります。我々も一斉に連絡をするケースにおいては、エアリーダイバーシティの管理機能を使って効率化に貢献してきましたが、一人ひとり期限や提出のタイミングが違うものについては、メリットを感じていただきづらい点がありました。

しかし、この度、エアリーダイバーシティのオプションとして「RPAを用いた育休者フォロー機能」を搭載し、これまでは解決し得なかったタイミングの違う個別連絡も効率化できるようになりました。

RPAとは?

RPAとは?

働き方改革が叫ばれる中、ルールが決まっている業務は機械にまかせて、クリエイティブな仕事や人にしかできない仕事に時間を使おうという考え方が主流になっています。その際に人がどういうルールでルーチンワークを行っているかをプログラムに覚え込ませて自動でその処理を実行させるのがRPA(Robotics Process Automation)です。

様々なサービスが登場し、ゼロからプログラミングをする場合には月額数十万円~数百万円というサービスも登場していますが。それでも対応する人件費コストを考えれば安いと導入企業が増えています。しかし、育休者への個別連絡を自動化するためのコストとしてはまだ高いという印象があるのではないでしょうか。

そこで今回、私達が提供するのは月額数万円の費用で個別連絡を自動化できるものです。エアリーダイバーシティという産休・育休者専用のサービスを導入いただくことが前提のサービスですので、その上での作業を自動化することに限定した仕様にすることで、低価格を実現しました。(詳細については、お問い合わせください。)

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RPAを用いた育休者フォロー機能とは?

RPAを用いた育休者フォロー機能とは?

本機能では、まず企業ごとに給付金や申請書類など、復職日や出産日から起算しておしらせすべき内容をまとめていただき、それぞれのおしらせ文面を作成いただきます。その後、当社にてルールに則って設定すると、産休・育休者のプロフィール欄の復職予定日や出産日に日付が新規登録されれば、自動的に予め設定したルールに沿っておしらせが設定され、各々のタイミングに合わせておしらせがすべて自動で発報されます。

産休・育休中の方が育児で多忙な中でも、情報を見落とさないよう、スマートフォンアプリのプッシュ通知にて新着おしらせを通知する仕組みのため、双方にとっての負荷軽減につながる設計となっています。

これまで個人の出産日や復職予定日をエクセルで管理し、それを共有のスケジューラに入れて管理していたという企業では、見落としや担当者同士の引き継ぎ漏れが無いかを常に気にしなければならず、物理的な時間の負荷だけではなく、心理的な負荷も高かったといいます。この機能を活用すれば、自動的にすべての連絡業務が完了するため、確認の手間や忘れるリスクも解消できます。

社内情報一斉配信と個別連絡の双方を効率的に実施

社内情報一斉配信と個別連絡の双方を効率的に実施

産休・育休を通じて長い期間、会社から離れることになるため、育休者も会社情報を必要としています。EDGEが調査したところ実に4割以上の育休経験者が同僚に頼んで会社内の情報を個別に教えてもらっていたという調査結果があります。(詳細については、こちらをご覧ください。)

さらに、情報漏えいに関して世間的な風当たりが強い中、同僚から社内の機密情報を送ってもらうのに、会社が許可していないITツール(シャドーIT)が活用されているというのです。こうした育休者の情報ニーズとセキュリティの両側面をクリアするツールとしてエアリーダイバーシティの導入社数が急増しています。社内報や人事異動情報などのセキュリティが担保された中で一律に配信できる一斉情報発信と、個別に連絡しなければならないおしらせの両方を効率的に実施できるサービスとして、エアリーダイバーシティへの注目がますます高まっています。

エアリーダイバーシティとは

セキュリティを担保し、効率的な産休・育休者フォローを実現できるのがエアリーダイバーシティです。数多くの先進企業が導入しているため、その事例を元にした運用支援が可能な唯一のサービスです。

エアリーダイバーシティは育休者や育児中の社員と会社、上司をつなげ、また育休者や育児中の社員同士をつなげるコミュニケーションプラットフォーム

詳細は、サービス紹介ページをご覧ください。

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