2018/08/27 コラム
「働き方改革」が言われる中でHRテックを活用した業務の効率化。人事領域でのテクノロジーの活用は、以前と比較して一般的になってきました。年々増えていく育休者への対応にもHRテックを活用し、人事部、育休者双方の効率化に成功している企業があります。
弊社にて提供する「エアリーダイバーシティ」は、産休育休中の社員の方と人事部、職場の上司、育児経験のある先輩とのコミュニケーションプラットフォームとして活用いただいていますが、最近の導入目的の大半に「増え続ける育休者との連絡業務の効率化」が入るようになりました。
働き方改革の旗振り役である人事部門が、テクノロジーを活用して業務効率を上げていることは、ある意味当然の流れかとは思いますが、実際にどのような連絡を効率化できるのかをご紹介したいと思います。
法改正や制度改定、福利厚生制度の新設などによって育休中の社員に情報発信をしなければならない場合、システムを導入していなければ各人の給与明細への紙での封入、電話やメールでのお知らせが必要になります。非効率な上に給与明細への封入の場合、月に1回の機会のために事前準備にも時間を取られてしまいます。さらには、制度に関する質問などにも電話で対応するため、複数の育休者から似たような質問に個別に対応しなければならず、時間と手間がかかります。
昨今、育休者の数が増えている企業も多数ある中で、こうした事象を効率化するためのHRテック活用事例をご紹介しましょう。
制度変更点を記載したドキュメントや様式をエアリーダイバーシティ上に置いておけば、各自がダウンロードして確認することができます。「おしらせ」機能は、スマートフォンアプリへのプッシュ通知にてユーザーに新着おしらせを通知することができるので、育児で忙しいユーザーにもリアルタイムで情報を届けられます。また、質問も「メッセージ」機能でやり取りをすれば、電話対応で業務が止まることもなくなります。一度受けた質問は「FAQコミュニティ」に登録しておきましょう。ユーザーには、人事部に質問する前に「FAQコミュニティ」にて検索してください。と依頼しておけば育休者側も電話で質問する手間が省けます。
育休中の方に対するアンケートにて、「必要としている情報」をヒアリングしたところ、社内のニュースや人事異動情報に、ニーズが集中しました。そこで、社内報を送付する企業も増えていますが紙で郵送する場合は、個別対応が必要です。そこで、PDFデータ等でエアリーダイバーシティ上に掲載すればデータで確認ができ、かつ人事異動情報などもセキュアに掲載することができます。このようにシステムを活用することで、手間は最小限に、提供できる情報を最大化することができるのです。
保育園の入園可否や復職予定日の確認、育休中の社内情報として何が必要かといったニーズ調査など、社内にいない育休者の「声」を拾い上げる手段は限られます。かつ、電話やメールでの個別ヒアリングは人事部の社員の業務効率を著しく低下させます。
エアリーダイバーシティの「アンケート機能」を活用すれば、育休者全員に対しても、たとえば特定地域の人に対しても１回の操作でアンケートを送付できます。ユーザーのスマホアプリからはプッシュ通知でお知らせされ、そのままアプリ上で回答が可能です。
まだ「働き方改革」という言葉が浸透する前の話ですが、新卒採用の内定者フォローにおいて、テクノロジーを活用し、内定者との連絡を効率的かつ効果的に行い、採用担当の時間を内定者の会社理解や不安解消に使いたいということで、弊社の「エアリーフレッシャーズ」導入を社内稟議にかけた際、課長職の反応が、「いままで電話とメールで対応できたのになぜ新たにコストをかけてシステムを導入するんだ。今のやり方に課題があるなら、お前がもっと頑張って対応しろ。」と言われたと、採用実務の担当者が悲しそうな顔で話していたことがありました。
働き方改革の旗振り役の人事部門こそ、単純作業や事務作業、システムが代用できる仕事は、HRテックを使って効率化し、真に「人事部」として必要な業務に時間を割くべきではないでしょうか。
エアリーダイバーシティは育休者や育児中の社員と会社、上司をつなげ、また育休者や育児中の社員同士をつなげるコミュニケーションプラットフォームです。
今回のコラムでご紹介したような、事務連絡の効率化、育休者への会社情報の提供が低コストで実現できます。
エアリーダイバーシティは大手金融機関から公的期間、学校法人に至るまでセキュリティ基準の高い企業・団体に選ばれています。事務作業の効率化にとどまらず、女性活躍推進、ダイバーシティ推進、両立支援の観点からも、各企業のフェーズ、課題に合わせて運用でき、豊富な活用事例を元に、運用までご支援できる唯一のサービスです。
